Mẫu Thông Báo Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty Sau Sáp Nhập: Hướng Dẫn Đầy Đủ Dành Cho Đối Tác và Khách Hàng
Hướng dẫn 04 mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, hộ kinh doanh sau sáp nhập tỉnh xã
Việc thay đổi địa chỉ của công ty, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện là một quá trình không thể thiếu sau khi có sự kiện sáp nhập giữa các đơn vị hành chính như tỉnh và xã. Khi đó, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến các đối tác và khách hàng. Bài viết này sẽ tổng hợp 04 mẫu thông báo phù hợp với quy định hiện hành, cùng thông tin chi tiết về luật lệ liên quan đến việc đăng ký thay đổi địa chỉ trên.
1. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Mẫu thông báo này chỉ ra địa chỉ mới của công ty sau sự kiện sáp nhập. Đây là văn bản quan trọng, giúp các bên liên quan nắm rõ thông tin về địa chỉ mới để tiếp tục thực hiện các giao dịch.
Mẫu Thông báo:
CÔNG TY XYZ
Địa chỉ cũ: Số 123 Đường ABC, Quận 1, TP. HCM
Địa chỉ mới: Số 456 Đường DEF, Quận 2, TP. HCM
Nay thông báo đến Quý Đối tác, Khách hàng biết rằng công ty đã chính thức chuyển địa chỉ.
Xin chân thành cảm ơn!Link tải mẫu thông báo tại đây.
2. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh
Chi nhánh của công ty cũng cần cập nhật thông tin địa chỉ đến các đối tác, khách hàng trong trường hợp có sự thay đổi. Mẫu thông báo này phải được soạn thảo một cách rõ ràng và đầy đủ.
Mẫu Thông báo:
CHI NHÁNH CÔNG TY XYZ
Địa chỉ cũ: Số 789 Đường GHI, Quận 1, TP. HCM
Địa chỉ mới: Số 101 Đường JKL, Quận 3, TP. HCM
Chúng tôi thông báo sự thay đổi địa chỉ này để Quý đối tác nắm rõ.
Trân trọng!Link tải mẫu thông báo tại đây.
3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Đối với văn phòng đại diện, việc thông báo đến khách hàng và đối tác cũng rất quan trọng, nhằm tránh những hiểu lầm không đáng có trong các hoạt động kinh doanh.
Mẫu Thông báo:
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY XYZ
Địa chỉ cũ: Số 12 Đường MNO, Quận 1, TP. HCM
Địa chỉ mới: Số 34 Đường PQR, Quận 4, TP. HCM
Thông báo này nhằm cung cấp thông tin chính thức về sự thay đổi địa chỉ văn phòng của chúng tôi.
Cảm ơn Quý khách đã đồng hành!Link tải mẫu thông báo tại đây.
4. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh cũng không ngoại lệ. Việc gửi thông báo thay đổi địa chỉ giúp các bên liên quan cập nhật thông tin kịp thời.
Mẫu Thông báo:
HỘ KINH DOANH ABC
Địa chỉ cũ: Số 5 Đường STU, Quận 1, TP. HCM
Địa chỉ mới: Số 25 Đường VWX, Quận 5, TP. HCM
Chúng tôi xin thông báo đến Quý khách về sự thay đổi địa chỉ này.
Xin chân thành cảm ơn!Link tải mẫu thông báo tại đây.
Cần lưu ý:
Các mẫu thông báo nêu trên chỉ mang tính chất tham khảo. Doanh nghiệp nên thực hiện điều chỉnh để phù hợp với từng trường hợp cụ thể của mình.
Có bị phạt khi không đăng ký thay đổi địa chỉ?
Khi có sự thay đổi địa giới hành chính sau sáp nhập, nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu việc không cập nhật địa chỉ trong Giấy chứng nhận đăng ký có bị phạt hay không.
Theo Công văn 4370/BTC-DNTN của Bộ Tài chính, việc không yêu cầu đăng ký thay đổi địa chỉ mới sau sáp nhập là hợp lệ. Doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đã cấp mà không phải chịu phạt nếu không đăng ký.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể cập nhật địa chỉ mới khi có nhu cầu hoặc khi thực hiện đồng thời với các thay đổi khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Quy định mới về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng
Theo quy định tại Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, các doanh nghiệp có thể thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp online. Hồ sơ đăng ký sẽ phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Đầy đủ và chính xác các thông tin, tài liệu như quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020.
- Được ký số hoặc xác thực bởi người có thẩm quyền.
- Thông tin liên lạc của người nộp hồ sơ phải rõ ràng.
Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương như hồ sơ giấy. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quy trình đăng ký.
Kết Luận
Việc sử dụng các mẫu thông báo thay đổi địa chỉ sau sáp nhập là rất cần thiết để đảm bảo các đối tác và khách hàng nắm bắt được thông tin kịp thời. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên chú ý đến các quy định pháp luật mới về đăng ký doanh nghiệp trong bối cảnh số hóa để không bị bỏ lỡ cơ hội phát triển. Để tìm hiểu thêm về luật doanh nghiệp, hãy truy cập đây.
